Секретарь-делопроизводитель

Обязанности:

* Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.

* Выполнение поручений руководителя.

* Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.

* Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.

* Ведение документооборота, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов.

* Оформление служебных командировок для руководителя.

* Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.

* Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.

* Работа в электронной системе документооборота

* Заказ и оформление пропусков, прием и встреча гостей

* Хозяйственное обеспечение приемной.

* Прием и обработка входящих звонков

* Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).

* Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.

* Поиск информации (необходимой) для руководства

* Отслеживание и напоминание руководству о важных датах сотрудников организации и деловых партнерах.

* Чай, кофе для руководства.

* Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы).

* Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

* Контроль выполнения поручений выданных руководителем.

* По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

* Выполняет работу по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы совещаний.