Офис-менеджер/Секретарь
Компания Эскаро Кемикал АС специализируется на производстве и реализации лакокрасочных материалов и сопутствующих товаров уже более 20 лет, включает в себя 10 обособленных подразделений по регионам (2 производственные площадки, 5 складских площадок, офисы продаж).
Особая гордость и секрет успешного развития Eskaro – наши сотрудники. На сегодняшний день в российском подразделении работает более 370 квалифицированных сотрудников.
В настоящее время мы ищем в команду сильного и ответственного Офис менеджера, готового стать частью нашей команды.
Какие задачи предстоит решать:
Осуществлять прием и распределение телефонных звонков, поступающих в Компанию.
Организовывать работу с документами Компании:
- прием и первичная обработка входящих документов;
- предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
- подготовка входящих документов для рассмотрения генерального директора Компании;
- регистрация входящих и исходящих документов;
- организация доставки документов исполнителям;
- сканирование, ксерокопирование документов;
- подготовка документов к архивному хранению.
Выполнять работу с документами в 1С Документооборот:
- размещение сканов приказов и запуск процесса ознакомления;
- контроль исполнения замечаний по процессу согласования договоров;
- печать согласованных договоров на подпись генеральному директору.
Готовить совещания, проводимые руководством Компании (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, ведет протокол совещания).
По поручению генерального директора оформлять проекты писем, справок, приказов, распоряжений и других документов.
Осуществлять подготовку, отправку и получение писем, документов по почте, курьерской службой.
Заказывать авиа- и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы для работников Компании.
Осуществлять процесс закупки питьевой воды, канцелярских и сопутствующих товаров для работников офиса:
- определение потребности в товарах;
- формирование заказа поставщику товаров;
- сопровождение процедуры заключения контрактов на поставку товаров;
- мониторинг цен на приобретаемые товары;
- работа с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат;
- составление сводных учетных и отчетных документов о фактах хозяйственной деятельности организации в части заказа поставки и использования товаров, состояния рынка товаров.
Координировать и контролировать работу курьера и уборщиц.
Участвовать в организации корпоративных мероприятий.
Что мы ждем от Вас:
- Высшее или среднее профессиональное образование - программы подготовки квалифицированных служащих и стаж работы по специальности не менее 2-х лет.
- Уверенный пользователь ПК, программы (MS Office: Excel, Word, PowerPoint,, 1С ERP, 1C Документооборот, Skype, Zimbra.
- Знание делового этикета, грамотная устная и письменная речь.
- Позитив, активная жизненная позиция.
- Умение работать в режиме многозадачности.
- Умение принимать решения и нести ответственность за принятые решения.
Мы можем предложить:
- Работа в стабильной компании.
- Оформление по ТК РФ, зарплата 2 раза в месяц.
- График работы: пн-пт 09:00-18:00, сб-вс выходной.
- Отпуск 28 дней.
- Льготное питание