Делопроизводитель

• Ведение Реестра исходящих/входящих писем (в Exсеl), с созданием гиперссылки на документ с отметкой о получении;

• Организация бумажного архива исходящей и входящей корреспонденции за 2023/2024 гг. и последующее его ведение;

• Работа с автоматизированными системами учета, регистрации, контроля документации;

• Проверка корректности оформления каждого полученного документа;

• Отправка исходящих документов (Почта России, курьер, электронная почта);

• Подготовка организационно-распорядительных документов, проверка комплектности и их регистрация;

• Ведение информационных баз данных, обеспечивающих процессы создания, согласования, утверждения и оперативного использования документной информации;

• Организация совещаний, встреч. Ведение протоколов заседаний и совещаний;

• Подготовка сводок о состоянии исполнительной дисциплины;

• Подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов по документообороту;

• Прием заявлений и документов на подпись руководителю;

• Подготовка и сдача в архив документов, регистрационной картотеки или компьютерных банков данных и составление описи дел, передаваемых в архив;

• Учет нерегистрируемой корреспонденции;

• Составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;

• Ведение реестров доверенностей, приказов, договоров;

• Ведение учета первичных бухгалтерских документов;
• Прием и распределение входящих звонков;
• Сбор кадровых документов;
• Учет рабочего времени;
• Оформление графика отпусков и контроль его исполнения;
• Оформление документов на медицинскую комиссию;
• Обеспечение конфиденциальности информации;
• Оформление закупок необходимых канцелярских принадлежностей;
• Тревел-поддержка;

• Связь и коммуникации со всеми сотрудниками фирмы. Поиск и подбор Персонала по размещенным вакансиям. Координация и адаптация сотрудников;

- Опыт работы на аналогичной позиции от 1 года

- Навыки систематизации документооборота

- Уверенное использование MS Office, Excel, Outlook, других офисных программ и офисной оргтехники

- Аккуратность, внимательность, любовь к порядку и работе с документами

- Способность быстро обучаться новому и работать в команде

- Умение вести деловую переписку в соответствии с нормативными требованиями

- Социальная грамотность, понимание приоритетности деловых контактов, дипломатичность, умение находить общий язык с разными людьми, обладающими разным статусом

- Способность и готовность разобраться в деятельности каждого подразделения внутри организации

Условия:

• Испытательный срок 1-3 месяца
• Оформление по ТК РФ
• Премии по итогам года
• Современный комфортабельный офис в центре города
• Дружный коллектив