Секретарь руководителя

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

• Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;
• Внесение информации в планировщик (органайзер);
• Согласование с руководителем временных планов;
• Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами,
  руководителями подразделений и сотрудниками;
• Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
• Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;
• Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.

Необходимые умения:

• Устанавливать цели, определять иерархию целей;
• Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять
  рабочее время;
• Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
• Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей,
  руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации.

• Ведение базы телефонных контактов руководителя;
• Соединение руководителя с конкретными абонентами;
• Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя;
• Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков;
• Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим
  сотрудникам;
• Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;
• Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе
  телефонных переговоров;
• Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и
  видеоконференций.

Необходимые умения:

• Вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;
• Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
• Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы
  по контролю исполнения решений руководителя;
• Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;
• Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или
  видео-конференц-связи;
• Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
• Соблюдать служебный этикет.

Организация работы с посетителями в приемной руководителя:

• Организация личного приема посетителей руководителем;
• Установление порядка приема для различных категорий посетителей;
• Ведение журнала предварительной записи на прием;
• Регистрация посетителей;
• Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников
  организации;
• Организация приема деловых партнеров в офисе;
• Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе;
• Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе;
• Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения
  в приемной и кабинете руководителя.

Необходимые умения:

• Организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
• Управлять конфликтами;
• Учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального
  общения;
• Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
• Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы
  по контролю исполнения решений руководителя;
• Создавать положительный имидж организации;
• Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
• Применять информационно-коммуникационные технологии;
• Обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять
  конфиденциальную информацию в тайне.

Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

• Документальное оформление решений руководителя;
• Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя;
• Координация деятельности по исполнению решений руководителя;
• Ведение срокового текущего и предупредительного контроля;
• Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок;
• Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;
• Фиксация исполнения поручений;
• Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений
  руководителя.

Необходимые умения:

• Вести сроковую картотеку;
• Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения
  поручений руководителя;
• Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных
  документов;
• Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя;
• Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;
• Применять информационно-коммуникационные технологии;
• Оценивать результаты в рамках поставленных задач;
• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.

• Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя
  документов;
• Подготовка документов для рассмотрения руководителем;
• Учет документов, поступающих на имя руководителя;
• Организация доставки документов исполнителям;
• Создание и ведение базы данных документов руководителя;
• Ведение информационно-справочной работы;
• Контроль исполнения документов и поручений руководителя.

Необходимые умения:

• Работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;
• Пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля
  документов и информационно-справочной работы с документами;
• Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами;
• Составлять и оформлять нормативные акты.

Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и информирование работников организации о решениях руководителя:

• Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;
• Оповещение работников о предстоящих мероприятиях;
• Организация встреч трудового коллектива с руководством;
• Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

Необходимые умения:

• Использовать современные технологии сбора и передачи информации;
• Осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя;
• Осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;
• Осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение
  дублирования информации;
• Предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
• Многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные;
• Обеспечивать оперативность информационных потоков;
• Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы).