Senior assistant to business owner

Первый этап отбора - прочитать текст весь, а не по диагнонали :)

Владелец международного бизнеса в поиске ассистента ТОП уровня для решения как личных, так и бизнес вопросов (25%/75%).

Внимание: место проживания работодателя - Дубай, ОАЭ. Вакансия подразумевает оплачиваемый переезд вам и вашей семье после прохождения испытательного срока.

_____________

О работодателе:

Молодой, амбициозный, полный энергии и больших планов. Основатель крупной компании, предлагающей платежные решения для бизнесов высокого риска: игровые платформы, казино… В команде 70 человек, бизнес развивается в геометрической прогрессии, оборот миллион долларов ежедневно.

Эмоциональный, требовательный, но рассудительный, поощряющий, ценящий вклад каждого сотрудника и готовый идти навстречу, выстраивая индивидуальные условия сотрудничества.

О вас:

Не просто правая рука или исполнитель, а полноценный soulmate, который готов выслушать, дать свои рекомендации или обратную связь, направить, указать на ошибки, защитить в конфликтной ситуации.

Ассистент - это, в первую очередь, совпадения на личностном и духовном уровне, общность видения и ценностей, и только потом навыки и опыт.

В вас будут вкладываться, развивать, материально поощрять на уровне “боже, это все мне?!” при условии, что вы будете максимально вовлечены в жизнь руководителя и готовы к долгосрочному сотрудничеству.

Основные обязанности:

В первые недели вы будете выстраивать с нуля все процессы в межличностном взаимодействии и в компании.

• Введение практики использования календарей, их подключение и синхронизовация
• Введение задачника (Notion) как основного инструмента трекинга
• Составление инструкций, чек-листов, описание повторяющихся процессов
• Вам нужно будет подхватить те задачи, которые накопились за несколько месяцев и уже “горят”: от отправления посылок по миру до поиска сотрудников в команду
• Будет много погружения в совершенно разные сферы жизни руководителя и рандомные вопросы

Важно, чтобы вы взяли инициативу в свои руки, расспросили, что нужно, внедрили инструменты, настроили и составили инструкции по их использованию. Выхухоль.

_______________

Блоки задач, которые будут делегированы вам под ключ:

Управление расписанием:

• Ведение личного и рабочего календаря, включая планирование встреч, звонков, мероприятий
• Координация расписания с участниками: партнерами, командой, семьей
• Напоминание о важных событиях, дедлайнах и задачах
• Организация путешествий: бронирование билетов, отелей, составление маршрутов

Организация лайфстайла:

• Обеспечение своевременной оплаты счетов, коммунальных услуг, подписок
• Планирование личных мероприятий: праздники, ужины, отдых
• Покупки и заказы для дома (продукты, одежда, подарки, бытовая техника)
• Координация обслуживания дома: ремонт, клининг, логистика
• Поддержка в вопросах здоровья: запись к врачам, контроль медицинских анализов и консультаций
• Организация досуга: бронирование ресторанов, билетов на мероприятия

Административная поддержка:

• Ведение переписки: фильтрация писем, ответы на запросы, делегирование
• Создание и ведение документации (контракты, презентации, отчеты)
• Работа с клиентами и подрядчиками: коммуникация, контроль выполнения задач

Поддержка в бизнесе:

• Составление стратегий работы с клиентами, контроль их реализации
• Помощь в подготовке коммерческих предложений, отчетов, аналитики
• Исследования и сбор информации по запросу: анализ рынка, конкурентов
• Контроль выполнения бизнес-проектов: дедлайны, качество
• Взаимодействие с бухгалтерами и юристами для решения вопросов отчетности, налогообложения, compliance
• Координация работы с подрядчиками, включая заключение договоров и контроль исполнения
• Помощь HR отделу в поиске сотрудников, при необходимости подбор уникальных сотрудников под ключ

Финансовый контроль:

• Ведение личного и бизнес-бюджетов
• Составление отчетов по доходам и расходам
• Контроль за своевременной оплатой счетов
• Взаимодействие с банками, решение вопросов с платежами и документами

Эти качества должны быть 100% про вас:

• Грамотная устная и письменная речь на русском и английском языках. Английский должен быть свободным и уверенным. Мы не ставим планку по уровню, важно, чтобы вы могли за секунду переключиться с одного языка на другой.
• Опрятный деловой внешний вид, ухоженность: работа подразумевает оффлайн встречи, совместные поездки, иногда возможны командировки. Вы - лицо руководителя.
• Умение мыслить наперед и думать в деталях: вы не просто бронируете билеты в Париж, вы вносите в календарь, заказываете трансфер, проверяете погоду, составляете список вещей с собой без напоминания.
• Коммуникация уровня “боженька”: использовать манипуляции, харизму, где-то приласкать, где-то надавить. С помощью слов вы можете достигнуть любой своей цели.
• Сочетание лидера и качественного исполнителя: не боитесь работать руками, но умеете делегировать, мотивировать, ставить задачи другим сотрудникам, контролировать результат.
• У вас высокий IQ, развита логика, быстрое мышление, мгновенная переключаемость, высочайшая стрессоустойчивость
• Вы понимаете, что ассистент должен быть на связи 24/7. Никто не будет просить вас работать по 20 часов в сутки - руководитель следит, чтобы все сотрудники отдыхали и не выгорали. Но в те моменты, когда случился аврал, вы на связи и готовы бросить все, чтобы помочь, даже если вы были в кино, спа или за рулем.
• Вы открыты к диалогу: слышите обратную связь, честно даете ее, ищете компромиссы. В трудных ситуациях вы обсуждаете, а не замыкаетесь.
• У вас на максимально высоком уровне развиты все стандартные навыки ассистента: на “ты” с технологиями, работали в нескольких задачниках, осваете со скоростью света любые новые программы, тайм-менеджемент идеален, исполнительность зашкаливает, основы управления финансами, организации путешествий, поиска информации по любому вопросу от налообложения UK до “как сделать ID ОАЭ”.
• Отсутствие пафоса. Кандидаты с принципом “Я работала на Форбс, поэтому общаться буду только с руководителем напрямую” - сразу идут лесом.

Что вы получаете взамен:

• Оклад 3000-4000$ на испытательный срок 3 месяца. Далее 5000-7000$ по итогу прохождения. Реальный ежегодный рост зарплаты и возможность стать исполнительным директором, либо главой семейного офиса.
• После прохождения испытательного срока вас и вашу семью перевозят в Дубай, оплачивая билеты, проживание в первый месяц по приезду, за счет руководителя всей семье делают ВНЖ на время работы.
• Материальные компенсации важного для вас лайфстайла: спортзал, английский, психолог, спа - или любые другие моменты, которые позволят вам чувствовать заботу руководителя.
• После 6 месяцев сотрудничества вам предоставят личного ассистента за счет работодателя - вы сами найдете себе человека, который будет решать ваши личные задачи, чтобы вы смогли больше времени уделять работе.
• Руководителя, который идет навстречу: если вы лояльны к нему, он максимально лоялен к вам, потому что вы - soulmate, а не просто винтик. Вас хотят видеть рядом десяток лет, а не пару месяцев.

Организационные моменты:

• Если вам понравилась вакансия, откликайтесь обязательно с сопроводительным письмом, в котором распишите, насколько вы подходите под описание требуемых качеств
• Вас ждет короткое телефонное интервью, далее тестовое задание на 2-3 часа
• По результатам тестового задания вас пригласят на часовое глубинное интервью и, как итог, онлайн встреча с руководителем
• Отклик начните со слова, которое в этой вакансии было максимально неуместно. Это проверка, что вы внимательно прочитали текст