Администратор в гончарную школу

Амин - почти главный человек в школе!

Встречает, обнимает всех своим светом, заряжает своей энергетикой и делает так, что все вокруг становятся счастливы. Всегда с улыбкой, быстро соображает и умеет решать сложные задачи.

• Наш админ должен уметь любить, дружить и гореть своим делом
• Вежливый, грамотный, обаятельный
• Умеет найти подход к людям, приветливый и стрессоустойчивый
• Общительный, умеющий работать в команде
• Быстрый, организованный, с хорошей памятью

Главное - желание и способность быстро учиться

График работы:
3/3, c 9:30 до 20:00, можно меняться сменами

Должностные обязанности:

Порядок в школе
1. В начале рабочего дня первым делом проверяет уборку помещения, если есть замечания, информирует уборщицу и устраняет замечание самостоятельно. Собирает всю посуду по школе, убирает ненужные предметы с полок, подоконников и других поверхностей, если они есть. Заменяет воду в термопоте, проверяет и наполняет корзину с вафельными полотенцами, проверяет наличие туалетной бумаги, бумажных полотенец и мыла.
2. Готовит буфет: моет, протирает все емкости. Наполняет банки печеньем (поломанных печений, кучи крошек не должно быть), наполняет емкости с сахаром, ложками, салфетками, чайными пакетиками, заваривает чай в термосе, наполняет чайник водой, выставить одноразовые стаканчики. Проверяет наличие кружек на полках, посторонние предметы не допускаются.
3. В течение дня следит за чистотой раковин для глины (посуда, лишние предметы, бумажные полотенца, разводы от глины). Особое внимание перед МК и в конце рабочего дня!

Заказы и клиенты
4. Работа с кассой, терминалом и документооборот (открытие/закрытие смены, битье чеков, итоговая ежедневная сверка, контроль корректной работы ФН). Выставление ссылок на оплату, через клиент банк. Составляет договоры. Запрашивает у бухгалтера счета и отчётные документы, контролирует их оплату и подписание сторонами.
5. Консультирует клиентов по вопросам, касающимся услуг по телефону, в школе, по электронной почте, в соц сетях (IG директ, IG комментарии, Facebook, VK сообщения группы, VK комментарии, VK л/с администратора группы).
6. Обрабатывает заявки с сайта:
Актуализирует данные в Google календаре
Обзванивает не оплаченные заказы с сайта
Уведомляет по звонку или смс о факте оплаты занятия
Актуализирует места на обучающие программы
Добавляет проданные сертификаты, удаляет из базы использованные.
7. Работает с CRM системой (Bitrix24).
Все оффлайн или онлайн контакты заносит в клиентскую базу
Актуализирует сделки (добавляет новые, удаляет старые)
Переводит сделки в «Готово к выдаче» и следит за успешной отправкой СМС о готовности изделий.
Вносит комментарии в сделку после каждого контакта с клиентом, даже если не дозвонился.
Ставит задачи по клиентам себе или второму администратору.
Обзванивает заявки «хочу» на участие в программах.
8. В течение дня регулярно проверяет воронки, которые синхронизированы с сайтом: «МК», «Курсы», «Мероприятия» и т.д.
9. Распределяет по полкам готовые обожженные изделия с МК, упаковывает в пакеты изделия с курсов и мероприятий.
10. Раз в 6 мес утилизирует старые работы, которые не забрали.
11. Оформляет подарочные сертификаты:
Подписывает карточку сертификатов (номер, номинал, дату продажи)
Заносит информацию в таблицу учета сертификатов
Формирует конверт: вкладыш в 2 сложения, карточка, флаер.
Создаёт онлайн-сертификаты, если они с нестандартной надписью вместо номинала.
12. Ведет кассу и финансы:
Учет прихода и расхода по каждой проходящей операции, как офлайн, так и онлайн (фиксирует ФИО, способ оплаты и отмечает в crm)
Добавляет записи о поступлениях денег в файл «Финансы»
Добавляет данные об объёме выполненных работ сотрудниками в раздел «ЗП» файла «Финансы»
В конце рабочей смены проверяет остаток наличных денег в кассе, отмечает в Финансах.
13. Вначале каждого курса: заключает договоры с учениками, распечатывает программы курсов. Обзванивает участников курсов (в т.ч. и детских перед первым занятием).
14. Оформляет дипломы об окончании курса.
15. Записывает в «Классный журнал» учеников перед занятием (не менее, чем за 5 минут) для преподавателя. Если занятия начинаются до рабочего дня администратора, запись производится накануне.
16. Своевременно информирует учеников об отмене или переносе занятия.
17. По вторникам составляет расписание МК и мероприятий на четыре недели вперёд, предварительно согласовав даты и время с мастерами. Добавляет их на сайт.
18. Готовит помещение для мероприятий: обеспечивает чистоту, наличие чистых фартуков, украшает зал флажками, пишет поздравление на меловой доске.
19. Присутствует на собраниях команды.
20. Отдает готовые работы ученикам, упаковывает в крафт-пакет.
21. Формирует ежедневный отчет по заполняемости школы на 2 недели управляющему (количество клиентов с предоплатами/сертификатами, ссылками)
22. Контролирует обжиг изделий: следит за очередностью и своевременностью обжига, чтобы изделия вовремя были готовы к глазуровке/молочению.) Загружает/разгружает печь в отсутствие завхоза (оплачивается отдельно по расценкам завхоза).

Организационные вопросы.
23. Предлагает чай и кофе ученикам или сопровождающим учеников, ожидающих в холле.
24. Организовывает чайную-паузу для детей во школьных экскурсий. Для ускорения процесса использует одноразовые стаканчики.
25. Принимает меры по предотвращению и решению конфликтных ситуаций.
26. По мере необходимости проверяет остатки хоз. товаров (полотенца, туалетная бумага, мыло, средства для уборки), канцелярии, полиграфии. По итогам, если необходимо, формирует список закупок и осуществляет закупки через Комус, маркетплейсы или отправляя завхоза в магазин.
27. В конце рабочей смены передает все дела другому администратору в CRM или иными удобными для администраторов способами.
28. Загружает фартуки и салфетки в стиральную машинку и выгружает из неё..
29 Загружает и разгружает посудомоечную машинку.

Что мы можем предложить?

• Прекрасное местоположение школы в центре города
• Атмосферное творческое пространство школы с кучей красивой керамики
• Большие перспективы в работе
• Скидки на наши МК и курсы
• Дружную команду
• Чай, кофе, печеньки

Ждем краткий рассказ о себе с ответом на вопрос, почему хотите у нас работать!

​​​​​