Секретарь-делопроизводитель
-
Регистрация входящей и исходящей информации.
-
Взаимодействует с услугами курьерской служб, почтой России, контролирует отправку и доставку документов, мелких пакетов.
-
Ведет контроль исполнения документов, исполнения распоряжений компании (основание Приказы по организационной деятельности).
-
Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись
-
руководству предприятия, подбирает материалы и документы, с которыми должен ознакомиться руководитель.
-
Распечатывает итоговую версию согласованных Договоров, прикрепляет Лист согласования, подает на подпись руководителю.
-
Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение (посредством звонков, рассылок, личных контактов).
-
Занимается организацией деловых встреч и переговоров — собирает информацию, оповещает участников о времени и месте.
-
Ведет прием посетителей. Организует их комфортное пребывание в офисе.
-
Ведет реестр текущих и плановых командировок, заказывает билеты, визы, бронирует гостиницы в рамках Тревэл полититики компании.
-
Ведет деловую переписку по заданию Руководителя. Оформляет контрольные пропуска для гостей, встречает и провожает их к месту деловой встречи в офисе
-
Формирует дела в соответствии с заказывает номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
-
Своевременно делает заявку обеспечение офиса водой и канц.товарами, заявки на устранение технических неполадок (ПК, телефония, и т.д.)
-
Обеспечивает своевременную организацию и сопровождение командировок Заместителя ГД (заказ билетов, гостиниц, виз, координацию встреч если их несколько).
-
Проводит отбор поставщиков услуг сотовой мобильной связи. Заключает Договор, сопровождает его весь период действия. (Мегафон), контролирует платежи, администрирует выдачу корпоративных сим карт. Ведет реестр пользователей и действующих тарифов.
-
Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.
- Требования:
- Опыт в должности от 3 лет, аналогичный опыт в должности Делопроизводителя, Секретаря референта, Секретаря на ресепшн приветствуется.
- Аккуратность, системность, ответственность, позитивность, коммуникабельность; дисциплинированность; пунктуальность; самообладание; административные и организаторские способности; высокая культура речи и поведения; знание основ делового этикета, психологии; наличие вкуса и умение одеваться в соответствии с ситуацией.
- Условия:
- Оформление по ТК РФ,
- Полностью белая ЗП. Выплаты 2 раза в месяц без задержек.
- Месторасположение офиса: Санкт-Петербург, Екатерининский проспект, д.1.
- График работы: 5/2 с 09.00 до 17.30 (сб, вс-выходные).
- Работа в дружном коллективе.
- Кофе, чай за счет компании.