Персональный ассистент Forbes Club (г. Москва)

Кадровое агентство и Школа персональных и бизнес-ассистентов "Smart and Talented" ищет активного и вовлеченного Персонального-ассистента для президента Forbes Club (закрытое бизнес-сообщество).

Вакансия открыта в связи с повышением действующего ассистента.

Обязанности:

Бизнес-задачи 70%

• Ведение календаря, напоминание о встречах, переносах, событиях, мероприятиях;

• Ведение базы знаний по предпочтениям руководителя;

• Освобождение от рутинных задач (забота о времени и комфорте руководителя);

• Организация офлайн\онлайн встреч\звонков;

• Организация и помощь выступлений, конференций руководителя (подготовка презентаций, информации о спикерах, контроль репетиций,тайм-менеджмент);

• Логистика передвижений руководителя и координация водителя;

• Протоколирование планерок, расстановка дедлайнов и делегирование задач по итогам встречи (ключевых до 10 человек в коммуникации);

• Контроль дедлайнов по задачам руководителя;

• Контроль работы команды, подрядчиков и доведения поставленных задач до результата;

• Travel-support: командировки/отпуск, план маршрута (1-3 раза в месяц: Санкт-Петербург, Казань, Новосибирск);

• Ведение и предоставление отчетности по работе подразделений, компании;

• Сопровождение руководителя на бизнес-встречах, мероприятиях с миллиардерами (без командировок);

• Административная поддержка руководителя: контроль подписи заявлений, контроль возмещения за представительские расходы и др.;

• Общение с клиентами и подрядчиками.

Личные поручение 30%:

• Запись на услуги (салон красоты, массаж, SPA, косметологи, барбер шоп, мед.клиники);

• Бронирование ресторанов, покупка билетов на выставки, концерты, спектакли и пр.;

• Заказ продуктов домой, в офис на день\неделю;

• Координация водителя, ежедневный инструктаж по маршрутной карте;

• Организация семейных праздников, поездок;

• Организация фото и видео съемки (локации, гардероб);

Требования:

• Высшее образование (либо в процессе получения);

• Релевантный опыт работы от 1 года;

• Знание английского языка от B1-B2;

• Инициативность, высокая скорость реакции, ответственность, гибкость, умение и готовность принимать на себя ответственность за решения задач, умение замечать детали;

• Высоко развитые навыки коммуникации, поддержание беседы;

• Презентабельный и сдержанный внешний вид;

• Знание этикета.

Условия:

• Оформление: договор по ГПХ (зрпл. 1 раз в мес в первых числах каждого месяца);

• Формат работы: г. Москва, офис М. Улица 1905 года;

• График работы: нормированный 5/2 с 10:00 до 19:00, быть на связи до 23:00 (в 21:00 может поступить просьба прислать ссылку на зум-РЕДКО) и в выходные дни могут поступить личные поручения напр.: найти спортивный магазин, помочь выбрать одежду для внезапного велозаезда с партнером);

• Заработная плата: от 80.000 до 110.000 руб. на руки (обсуждается с успешным кандидатом) + ДМС после испытательного срока.

КОЛИЧЕСТВО ЭТАПОВ:

1) собеседование с экспертом Smart and Talented - онлайн;

2) выполнение несложного тестового задания;

3) собеседование с действующим ассистентом - онлайн/офлайн;

4) собеседование с руководителем - офлайн.