Персональный ассистент Forbes Club (г. Москва)
Кадровое агентство и Школа персональных и бизнес-ассистентов "Smart and Talented" ищет активного и вовлеченного Персонального-ассистента для президента Forbes Club (закрытое бизнес-сообщество).
Вакансия открыта в связи с повышением действующего ассистента.
Обязанности:
Бизнес-задачи 70%
• Ведение календаря, напоминание о встречах, переносах, событиях, мероприятиях;
• Ведение базы знаний по предпочтениям руководителя;
• Освобождение от рутинных задач (забота о времени и комфорте руководителя);
• Организация офлайн\онлайн встреч\звонков;
• Организация и помощь выступлений, конференций руководителя (подготовка презентаций, информации о спикерах, контроль репетиций,тайм-менеджмент);
• Логистика передвижений руководителя и координация водителя;
• Протоколирование планерок, расстановка дедлайнов и делегирование задач по итогам встречи (ключевых до 10 человек в коммуникации);
• Контроль дедлайнов по задачам руководителя;
• Контроль работы команды, подрядчиков и доведения поставленных задач до результата;
• Travel-support: командировки/отпуск, план маршрута (1-3 раза в месяц: Санкт-Петербург, Казань, Новосибирск);
• Ведение и предоставление отчетности по работе подразделений, компании;
• Сопровождение руководителя на бизнес-встречах, мероприятиях с миллиардерами (без командировок);
• Административная поддержка руководителя: контроль подписи заявлений, контроль возмещения за представительские расходы и др.;
• Общение с клиентами и подрядчиками.
Личные поручение 30%:
• Запись на услуги (салон красоты, массаж, SPA, косметологи, барбер шоп, мед.клиники);
• Бронирование ресторанов, покупка билетов на выставки, концерты, спектакли и пр.;
• Заказ продуктов домой, в офис на день\неделю;
• Координация водителя, ежедневный инструктаж по маршрутной карте;
• Организация семейных праздников, поездок;
• Организация фото и видео съемки (локации, гардероб);
Требования:
• Высшее образование (либо в процессе получения);
• Релевантный опыт работы от 1 года;
• Знание английского языка от B1-B2;
• Инициативность, высокая скорость реакции, ответственность, гибкость, умение и готовность принимать на себя ответственность за решения задач, умение замечать детали;
• Высоко развитые навыки коммуникации, поддержание беседы;
• Презентабельный и сдержанный внешний вид;
• Знание этикета.
Условия:
• Оформление: договор по ГПХ (зрпл. 1 раз в мес в первых числах каждого месяца);
• Формат работы: г. Москва, офис М. Улица 1905 года;
• График работы: нормированный 5/2 с 10:00 до 19:00, быть на связи до 23:00 (в 21:00 может поступить просьба прислать ссылку на зум-РЕДКО) и в выходные дни могут поступить личные поручения напр.: найти спортивный магазин, помочь выбрать одежду для внезапного велозаезда с партнером);
• Заработная плата: от 80.000 до 110.000 руб. на руки (обсуждается с успешным кандидатом) + ДМС после испытательного срока.
КОЛИЧЕСТВО ЭТАПОВ:
1) собеседование с экспертом Smart and Talented - онлайн;
2) выполнение несложного тестового задания;
3) собеседование с действующим ассистентом - онлайн/офлайн;
4) собеседование с руководителем - офлайн.