Офис-менеджер

Обязанности:

В направлении работы по контролю исполнительской дисциплины:
1. Формирует документы для деловой переписки с внешними, в том числе проверяющими/контролирующими, организациями (деловые письма, заявления, договоры, распоряжения, различные отчеты, аналитические и/или пояснительные справки и т.д.);
2. При необходимости редактирует документы, составленные руководителями (приказов, распоряжений, презентаций и проектов документов);
3. Доводит до руководителей структурных подразделений указания, распоряжения, поручения руководителя, контролирует их исполнение точно в срок;
4. Проводит подготовку совещаний и рабочих встреч (рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам, предоставление информации об итогах встреч работникам);
5. Протоколирует совещания, оформляет протокол, рассылает протокол участникам, контролирует план/факт исполнения задач по протоколу, предварительно актуализирует информацию протокола совещания для руководителя с целью анализа состояния выполнения и принятия решений;
6. Формирует предложения для руководителя по улучшению производственной и исполнительской дисциплины работников.

В направлении работы по сопровождению руководителя:
1. Своевременно информирование и напоминание руководителю о деловых мероприятиях;
2. Ежедневно сортирует входящую/исходящую корреспонденцию Общества по степени важности и срочности;
3. Подбирает исполнителей в соответствие поставленным задачам. Передает исполнителям согласованного с руководителем задания, оперативно контролирует промежуточные результаты выполнения работы;
4. Проводит подготовку встреч, переговоров, совещаний, презентаций, ВКС, требующих участия руководителя;
5. Поддерживает деловые контакты руководителя: телефонные звонки и переписка с партнерами, контрагентами, поставщиками, клиентами, подрядчиками;
6. Ставит задачи водителям, курьерам, осуществляет закупки для деловых мероприятий;
7. На основании перечня вакансий Общества, сформированного отделом персонала, производит первичные телефонные переговоры.

В организации работы секретариата:
1. Осуществляет административную и хозяйственную поддержку офиса и руководителя;
2. Несёт ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на секретариат задач и функций;
3. Организует и осуществляет координацию и ведение процессов функционирования системы делопроизводства и документооборота (в том числе электронного);
4. Организует и осуществляет координацию процессов подготовки документов, осуществляет контроль за соблюдением сроков и процедур рассмотрения документов;
5. Обеспечивает методическое взаимодействие со структурными подразделениями, обособленными подразделениями в части организации документационного обеспечения деятельности и функционирования системы делопроизводства и документооборота (в том числе электронного).

В направлении материально-технического снабжения:

1. Закупка всех необходимых ТМЦ для магазинов в Санкт-Петербурге, Москве, частично склад;
2. Заведение счетов на оплату по своим контрагентам (получение документов от поставщиков), формирование реестра оплат;
3. Исполнение заявок магазинов по работам, ремонтам, нестандартным (точечным) закупкам и расходных запчастей для оборудования.

Требования:

Опыт работы на аналогичной должности

Владение всей офисной оргтехникой

Организаторские навыки

Высокий уровень личной ответственности

Готовность к выездам вне офиса

Условия:

Оформление согласно ТК РФ

График работы: 5/2 с 09.00 до 18.00, Сб.- Вс - выходные

Офис находится по адресу: ул. Санкт-Петербург, улица Восстания, 27

Возможность профессионального и карьерного роста