Начальник отдела делопроизводства и обеспечения

Обязанности:

- Руководство сотрудниками отдела делопроизводства и обеспечения

- Контроль за сроками и качеством выполнения поставленных задач, своевременную рассылку служебной документации

- Организация приема, распределения почты и звонков

- Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции

- Подготовка проводимых руководством совещаний, обеспечение их материальное и техническое обслуживание

- Участие в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами

- Организация и координация взаимодействий отдела делопроизводства и обеспечения с другими подразделениями Организации

- Организация и контроль за своевременностью и полнотой обеспечения работников Организации канцелярскими принадлежностями, расходными материалами, мебелью и прочими хозяйственными нуждами

- Организация и контроль за состоянием и жизнедеятельностью офиса

- Контроль организации работы по архивации документов Организации на электронных и бумажных носителях

- Заключение аренды жилья для сотрудников Организации

- Организация и контроль за обеспечением мобильной корпоративной связи Организации

- Организация деловых и служебных поездок работников Организации

- Заказ железнодорожных билетов, авиабилетов, и гостиниц, а также заключает договора по аренде квартир для сотрудников Организации

- Организация, обеспечение и подготовка деловых и корпоративных мероприятий Организации (новогодние праздники, 23-е февраля, 8-е марта, корпоративные выезды, поход и т.д.).

Требования:

- Высшее образование - бакалавриат или Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности

- Знание порядка организации приема посетителей

- Знание основ договорной работы, порядка заключения договоров

- Организация рабочих мест офиса

- Знание Законодательства Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, делопроизводства, пожарной безопасности, экологической безопасности, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, санитарно-технические нормы в рамках выполняемых трудовых функций

- Знание офисных программ, 1С, Битрикс, MS Outlook, Microsoft PowerPoint, уверенный пользователь ПК

- Знание правил деловой переписки, делового этикета

Условия:

- Оформление по ТК РФ

- Адрес офиса (места работы): г. Тула, ул. Жуковского, д. 38б.

- График работы 5/2 (суббота, воскресенье выходной день), с 09.00ч. до 18.00ч., в пятницу до 15.00ч.

- Корпоративная мобильная связь

- Удобная транспортная доступность