Офис-менеджер

Обязанности:

• Составляет производственные и административные приказы по Компании, распоряжения, письма, объявления, доверенности, оформляет медицинские полисы страхования сотрудников, выезжающих за рубеж, заполняет договора.
• Принимает звонки, проверяет офисную оргтехнику на наличие бумаги, распределяет входящую корреспонденцию, подготавливает и отправляет почту, отвечает на письма, поступающие на корпоративную электронную почту.
• Организует заказ авиабилетов, гостиниц и трансфера на внутренние и международные рейсы для сотрудников Компании и руководства региона. Ведет контроль выписки ж\д и а\билетов в программе ETS. Осуществляет контроль и работает в корпоративном кабинете «Яндекс такси» (корпоративного такси Компании).
• Оформляет визовую поддержку для сотрудников Компании и руководства региона, выполняет регистрацию иностранных граждан, оказывает полное сопровождение сотрудникам компании в получении, продлении и аннулировании разрешений на РВП, разрешений на работу, несет ответственность за своевременное продление и аннулирование выданных разрешений, сопровождает иностранных сотрудников в рамках визита в государственные учреждения.
• Осуществляет работу в системе Procurement (BTR), отслеживает одобрение командировок сотрудников руководством Компании в системах.
• Работает в программе 1С (ЗУП) в блоке «Командировки».
• Своевременно выпускает приказы на командирование, командировочные удостоверения на основании одобренных заявок на командирование в базе «Procurement» и ознакамливает сотрудников с приказами на командирование.
• Своевременно загружает подписанные приказы на командирование в базу «Procurement».
• Осуществляет контроль за возвратом оригиналов Приказов на командирование и дальнейшее их архивирование.

Требования:

• Опыт административной работы один год и более, который включает в себя заказ канцтоваров, прием/отправку документов, прием входящих звонков, организацию бизнес-поездок сотрудников, переводы, работу с документооборотом компании (приказы, доверенности, отчеты);
• Ведет контроль выписки ж\д и а\билетов в программе ETS;
• Осуществляет контроль и работает в корпоративном кабинете «Яндекс такси» (корпоративного такси Компании);
• Обеспечивает визовую поддержку и регистрацию иностранных сотрудников и руководства, сопровождает процесс получения, продления и аннулирования РВП и разрешений на работу, а также взаимодействует с госучреждениями по этим вопросам;
• Своевременно выпускает приказы на командирование, командировочные удостоверения на основании одобренных заявок на командирование в базе «Procurement» и ознакамливает сотрудников с приказами на командирование;
• Владеет английским языком на среднем уровне;
• Владение пакетом Microsoft Office (Word, Excel, Outlook);
• Работа в 1С.

Условия:

• Алматы
• График работы 5/2.