Координатор конгрессно - выставочных проектов

Обязанности:
• Организация продаж выставочных мест экспонентов, включая формирование необходимых форм и реестров, организацию поиска участников в среде целевой аудитории (компьютерные программы для медицины), подготовка информационных материалов и шаблонов документов, оформление договоров, счетов, формирование заказов для обеспечения их выполнения, контроль фактического выполнения, публикация материалов, закрытие актов. • Документооборот и взаимодействие с постоянными контрагентами (Битрик24), в том числе: подготовка писем по шаблонам, отправка и контроль их получения исполнителем на стороне контрагента, согласование состава услуг, составление договоров и выписка счетов, согласование и оформление дополнительных условий участия в выставке по утвержденным условиям, подготовка и рассылка форм контрагентам, сбор и обработка информации из форм, обеспечение выполнения заказов, рабочая переписка;
•Коммуникации с клиентами (экспоненты и посетители) по закрепленным группам. Телефон, электронная почта, мессенджеры. Администрирование и координация рабочего взаимодействия. Регистрация участников мероприятия(посетителей), обработка и разнесение данных регистрации в отчетные формы; • Подготовка текстов информационных и маркетинговых рассылок, формирование сегментов получателей, прямые контакты с потенциальными экспонентами, формирование предложений, списков, таблиц;
• Подготовка списков, макетов информационных таблиц, вспомогательных документов и форм по шаблонам, заказ необходимой полиграфии и других услуг у субподрядчиков с оформлением документации и контролем исполнения, передача им заказов на изготовление и услуги, прием готовых заказов и распределение по контрагентам;
• Прием и обработка общей деловой корреспонденции, включая электронную почту и другие каналы связи;
• Обеспечение экспонентов и посетителей необходимой информацией о предстоящем мероприятии на основе готовой документации;
• Подготовка отчетной документации по итогам;
• Ведение рабочего документооборота в Битрикс24, внесение данных и использование данных в системе;
• Участие в организации и проведении выставки: администрирование на закрепленных участках (монтаж, оформление, контроль застройки, взаимодействие с площадкой, регистрация участников, обеспечение деловой программы);
Дополнительные навыки: Умение формулировать и ставить задачи себе, коллегами и контрагентам, организовывать взаимодействие в рамках временных команд, умение работать с таблицами, первичные навыки работы в Adobe Illustrator,.
Ключевые качества: четкость, аккуратность способность оперативно и полно взаимодействовать с документацией и контрагентами (около 50), использовать шаблоны и готовые материалы, ориентироваться и не теряться в нестандартных ситуациях. Все коммуникации - в основном заочные по электронной почте, через мессенджеры или систему. Операции в основном стандартные с небольшими интерпретациями, но требуют постоянных обновлений по проектам.

Требования:
Базовые знания компьютера, организованность, способность самостоятельно обеспечивать выполнение своего участка проекта с использованием имеющихся материалов и инструментов; коммуникабельность, умение правильно говорить на русском языке, аккуратность, способность быстро разбираться в поставленных задачах и оперативно реагировать на изменения.

Условия:
Работа в офисе 5 рабочих дней в неделю, не менее 6 часов каждый день (9:00- 15:00), на период до 01.11.2024. Возможны незначительные отклонения от указанного графика. Перечень обязанностей - в зависимости от выполняемого участка работ, корректируется в соответствии с планом подготовки к мероприятию. Более подробно - по результатам рассмотрения резюме. Доплаты за объем продаж, заключение новых договоров и рассмотрение дальнейшей работы на постоянной основе по результатам проекта.