Администратор стоматологической клиники

Требования к кандидату на должность Администратор (два сотрудника)

3. Образование

не ниже среднеспециального, или со средним образованием.

4. Опыт работы (в какой области, стаж, должность)

Опыт работы в администратор / менеджером по продажам не менее 2 лет.

5. Специальные знания

Умение работать на компьютере знание программ (EXSEL, 1C, СРМ система, инстаграм, power point, word). Умение качественно и оперативно составлять отчеты, письма в государственные органы и иные организации, заполнения другой документации. Умение качественно находить подрядчиков по услугам необходимых для исполнения задач.

Знания законодательства и нормативных документов в сфере трудовых отношений, медицины (стоматологии).

6. Задача

Исполнение функций колл центра. Плановое формирование записей пациентов. Учет поступлений денежных средств. Работа с дебиторской задолженностью. Организация функционирования офиса. Планирование закупок услуг/товаров. Проведение конкурсов по закупу услуг/товаров. Планирование работы (План/Факт/Отклонения). Участие в сверке ТМЗ.

7. Профиль компетенции

Количественные компетенции

Качественные компетенции

Организация работы по сохранности и содержанию офиса в соответствии с внутренними правилами Компании.

Ведение плановых записей приема пациентов, активная работа с клиентами.

Подготовка внутренних отчетов.

Ведение работы с дебиторской задолженностью.

Ежедневно заполнять чек-листы по результатам обходов проверки офиса.

Формирование табеля учета рабочего времени сотрудников.

Обработка входящих звонков/whats up сообщений.

Дисциплинированность (соблюдение графиков и режимов, своевременное заполнение документации).

Коммуникабельность в отношении с коллегами.

Умение достигать поставленных целей.

Умение грамотно объяснять ситуации и правильно излагать речь.

Умение распознавать коренные причины тех или иных проблем и ситуации, а не только последствия.

Умение ставить приоритеты и оперативно исполнять поставленные руководством задачи

8. Дополнительные требования

Стресс устойчивый (ая), нацеленный(ая) на результат, быть готовым (ой) к выполнению задач и после 18.00 и в выходные дни (при производственной необходимости). Всегда быть на связи, даже в выходные и праздничные дни.

9. Функциональные обязанности

Планирование записей/подтверждение встречи за сутки за 2 часа/ перезапись.

Встреча пациентов /заполнение карточки/чай кофе/ презентация товара / презентация врача и услуг.

Принимать оплату за оказанные услуги (Касса/учет/запись/Z отчет/ проводки- X отчет).

Работа с дебиторской задолженностью/ детализация по срокам, ситуациям, статусам и т.п./ отчеты.

100% организация колл центра /отчеты/ проблемы и решения.

Обработка входящего потока (звонки, смс, whats up, инстаграм)

Планирование закупа канц/хоз/мед товаров и материалов прочих

Организация конкурса по услугам/товарам

Обходы офиса на предмет функционирования кондиционеров/включателей/ двери, стены/потолок/визуальный осмотр кранов и туалетов на предмет подтеков / офисная мебель.

Формирование внутренних отчетов (по клиентам - звонки/переписка whats up/встреч/ отклоненных встреч/ консультаций и т.д.).

План работ ежемесячный (План-факт-отклонения с детализацией в процентах, штуках, часах и т.д.

Сбор информации по улучшению бизнес-процессов в Клинике посредством коммуникации с сотрудниками клиники (врачи, Ассистенты, санитарки и т.д.).

Режим работы: скользящий график 5/2