Офис-менеджер / помощник руководителя

В нашем креативном агентстве царит атмосфера творческого беспорядка и бесконечного потока идей. Но за этим беспорядком скрывается сердце нашего агентства – офис-менеджер, который делает все, чтобы этот беспорядок был организованным, а творческий поток не иссякал. Сейчас мы ищем не просто офис-менеджера, а настоящую хозяйку/хозяина медной горы, которая всегда сама все знает, как сделать так, чтобы всё работало как часы.

Мы ищем человека, который обладает хорошими коммуникативными навыками, способен брать под контроль организационные процессы и обеспечивать комфорт нашей команды и гостей.

Обязанности:

— Организация и планирование работы офиса: приём клиентов, встреча посетителей (чай/кофе/вода);

— Организация рабочих совещаний: оповещение участников, организация рабочего пространства, ведение протокола

— Прием входящих телефонных звонков, обработка входящей и исходящей корреспонденции;

— Административный документооборот, сканирование, копирование документов, подписание документов, ведение реестра;

— Управление корпоративными инструментами: CRM, почта, корп. связь, интернет корп. чаты, контроль состояния офисного оборудования;

— Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярских принадлежностей, воды, других расходных товаров и материалов);

— Контроль чистоты и порядка в офисе, своевременный вызов мастера по ремонту, обслуживанию оборудования и техники и т.д.;

— Работа в направлении HR (сбор базы кандидатов на вакансии, обзвон, первичный отбор и коммуникация)

— Введение новых сотрудников в работу: создание корп.инструментов, проведение ознакомительной экскурсии по офису

— Активное участие в организации различных корпоративных мероприятий (резервирование ресторанов, заказ такси, выставки, тренинги, командировки, праздники);

— Заказ билетов, бронирование гостиниц для руководителя и сотрудников компании, организация курьерской доставки

— Выполнение иных служебных поручений от руководства компании (поиск информации, оформление заказов и т.п.).

Требования:

— Хорошие коммуникативные навыки и отличный тайм-менеджмент (для работы в режиме многозадачности);

— Уверенный пользователь ПК, Excel/Google-таблицами;

— Опыт организации встреч и переговоров (умение донести мысль и проконтролировать участников)

Нам важно, чтобы у вас была возможность быть на связи 7 дней в неделю. Это не значит, что придется работать 24/7, но ответить по whatsapp/telegram в нерабочее время нужно.

Условия:

​​​​— Стабильная выплата заработной платы;

— Возможность профессионального роста и развития в рамках компании;

— График работы 5/2 с 09.00 до 19.00 в офисе;

— Испытательный срок 2 месяца