Документовед-помощник руководителя

Обязанности:

Документационное обеспечение Учреждения:

-осуществление информационно-справочной работы с документами Учреждения;

- разработка и внедрение унифицированных систем документации различного назначения и уровня Учреждения, осуществление контроля за состоянием делопроизводства в Учреждении.

-прием поступающей на рассмотрение начальника Учреждения корреспонденцию, передавая ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения Учреждения или конкретным исполнителям;

-организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Учреждения;

-выполнение отдельных служебных поручений начальника Учреждения и курирующего заместителя начальника Учреждения;

-подготовка проектов локальных нормативных актов Учреждения по документационному обеспечению Учреждения, осуществление контроля соблюдения требований по подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов по документационному обеспечению в Учреждении;

-разработка формы представления информации по запросу руководства Учреждения, осуществление постановки документов и поручений руководства Учреждения на контроль;

-составление и ведение номенклатуры дел Учреждения.

Планирование рабочего дня начальника Учреждения: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий, планирование и организация командировок начальника Учреждения.

Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров, контроль за исполнением пунктов протоколов и прочее.

Проведение сбора, обработки и анализа информации об исполнении работниками структурных подразделений Учреждения указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

Организация мероприятий, заседаний, встреч, совещаний, проводимых начальником Учреждения. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

Требования:

• высшее образование (техническое, экономическое),
• уверенный пользователь ПК,
• опыт ведения деловой переписки и переговоров,
• грамотная устная и письменная речь,
• умение работать в режиме многозадачности,
• ответственность,
• пунктуальность,
• стрессоустойчивость,
• опыт работы помощником или ассистентом руководителя.