Руководитель отдела секретариата

• Курирование работы отдела секретариата: 4 сотрудника в подчинении.

• Решение административных вопросов

• Полная организация, контроль и поддержка работы офиса - 40 сотрудников (поддержание порядка в офисах и решение вопросов, касающихся эксплуатации помещений и создания оптимальных условий для работы сотрудников: уборка, профилактический и текущий ремонт помещений, мебели, технического обслуживания техники (кондиционеры, кулеры, кофемашины).

• Мониторинг и подбор подрядных организаций (поставщики, водители, сборщики мебели, ремонтные службы, подбор мебели, интерьерных решений и др).

• Работа с поставщиками товаров и услуг для офиса, выбор поставщика, заключение договорных отношений, контроль исполнения договоренностей.

• Отслеживание важных мероприятий и дат, заказ подарков и цветов.

• Организация деловых поездок и командировок (заказ билетов, виз, бронирование гостиниц, заказ такси). Travel-поддержка руководителя и команды (взаимодействие с контрагентами, выставление лимитов, контроль оплат и пр).

• Организация внешних мероприятий для партнеров (клиентских дней встреч, конференций, выставок и т.д.).

• Организация корпоративных мероприятий, активное участие совместно с HR-отделом в развитии корпоративной культуры компании.

• Опыт работы руководителем, администратором офиса от 3-х лет.

• Личные качества: ответственность, проактивность, работоспособность, креативность и находчивость в сложных вопросах, широта мышления, эффективная коммуникабельность, стрессоустойчивость, пунктуальность, доведение задачи до конца.

• Умение выстраивать приоритеты в работе для себя и для подчиненных (\в подчинении офис-менеджер, курьер, сотрудник клининга).

• Знание MS Office (MS Word, MS EXCEL, Outlook), Google Drive, Google календарь.

• Аккуратный и презентабельный внешний вид.

• Знание английского языка приветствуется.

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.

• Официальная «белая» заработная плата.

• Финальный уровень заработной платы обсуждается с кандидатом по итогам собеседования.

• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00 (сб, вс и праздники - выходные).