Офис-менеджер

Я в поиске ответственного офис-менеджера - с хорошей памятью, высокой ответственностью и внимательного к деталям. Способного быстро и с полной отдачей погрузиться в бизнес-процессы компании. Ищем того кто любит и умеет организовывать порядок в офисе и в бумагах. Доброго и счастливого - это важно!

Международная компания - более 7-ми лет внедряет новые технологии в финансовые операции. Платежный сервис, который работает в 60+ странах мира, с офисами в +5 городах, более 50 сотрудников в разных местах. Успешные и молодые ребята готовы открыть двери в своем новом и красивом офисе, в центре Казани.

Тебя ждет работа в экологичном коллективе, работа в команде со здоровой и дружелюбной атмосферой. Где сможешь обучаться, прокачивать свои скиллы, а в будущем рассмотреть карьерный рост, включая продвижение на управленческие позиции в различных проектах.

Ожидаемый результат: организовать и обеспечить бесперебойную работу офиса, освободив время руководителей и команды, которое они направят на решение управленческих задач.

Функции должности:

• Обеспечивать бесперебойную работу офиса. Контроль работы курьеров, технического персонала и других служб. Искать исполнителей под задачу, подрядчиков, заключать договора на сотрудничество, контролировать исполнения договоренностей;
• Договорная работа и учетно-отчетной документации - разработка по запросу, согласование, подписание, пролонгация, хранение и учет;
• Организационная работа. Встречи, совещания, обучения сотрудников, корпоративные и другие мероприятия;
• Вести календарь компании. Напоминать о предстоящих мероприятиях, координировать встречи, упаковывать согласно требованиям, протоколировать по запросу;
• Поддерживать деловые контакты от лица компании. Вести переписку и созваниваться с партнерами, контрагентами, поставщиками, клиентами, подрядчиками, аутсорсерами;
• Комплексный ресёрч - по запросу руководителя искать информацию, анализировать и структурировать её в задачи, оформлять в файлы, презентации, Google Таблицы;
• Прием и разбор корреспонденции, поступающий на офисный электронный почтовый ящик или в печатном варианте;
• Travel-поддержка и организация командировок сотрудников;
• Вести учет и формировать бюджет расходов на обновление офисной техники и закупку расходных материалов, анализировать информацию по покупкам, организовывать оплаты, подавать заявки на выделение средств.

Требования:

• Законченное высшее образование;
• Грамотная устная и письменная речь. Иметь развитые коммуникативные навыки, уметь сотрудничать с другими людьми, способность общаться с поставщиками и партнерами, проводить переговоры. Умение работать в команде и с коллегами в различных отделах и уровнях;
• Организационные навыки. Опыт организации разных видов мероприятий, совещаний, конференций. Классно, если в прошлом есть кейсы:

"Организовал переезд офиса в другое здание";

"Организовал систему учета документооборота в компании".

• Знание делопроизводства и работу с договорами;
• Уметь применять офисные программы и использовать ИИ;
• Системное мышление. Способность анализировать информацию и структурировать ее в задачи. Уметь отделить главное от частного, нужное от ненужного.

Условия:

• Место работы г.Казань, ул.Волкова - новый и современный офис, всегда свежим кофе и зелеными яблоками =);
• Оплата - фиксированный оклад, (готовы идти в пожеланиях, если они коррелируют с опытом), выплаты 2 раза в месяц без задержек;
• График работы, полный день в офисе, 5/2, выходные в сб/вс и празд.дни, комфортное начало дня - с 11:00;
• Работа в международной компании, молодой и заряженный коллектив по всему миру;
• Обучение и повышение квалификации за счет компании;
• Карьерный рост, включая продвижение на управленческие позиции в различных проектах.