Офис-менеджер

Ведет делопроизводство (оформление, электронную и бумажную регистрацию, прохождение, хранение и извлечение документации (входящей, исходящей документаций, служебных записок, приказов и распоряжений) в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса, ведет деловую переписку, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора Компании;

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

1. Организует проверку офисного оборудования (компьютеров, телефонов, принтеров) на предмет определения готовности к эксплуатации;
2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;
3. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды;
4. Организует обеспечение, приемку, учет и хранение канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы, проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов, анализирует предложения, структуру цен, системы скидок, обеспечивает размещение заказа у поставщиков, заключает договоры);

2.10. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы;

2.11. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-автоматической телефонной станции, копировальных машин, диктофонов), осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;

1. Организует документальное оформление переговоров, встреч, собраний;
2. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса;
3. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины, ведет табельный учет фактического времени пребывания и нахождения работников на рабочем месте, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет сводки о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин, ведет учет списочного состава работающих, ведет оформление (проект приказа о направлении в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение) и учет рабочего времени и времени отдыха командированных сотрудников с обязательным ведением записи в электронном журнале регистрации командировок);
4. Контролирует исполнение приказов и распоряжений руководства;

2.16. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

2.17. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

2.18. Ведет контрольно-регистрационную картотеку;

2.19. Выполнение копировально-множественных работ для сотрудников офиса;

2.20. Дополнительные обязанности в связи с требованиями производственно-экономических условий в Компании:

1. 1. Производит своевременное оформление приема, перевода, дисциплинарных взысканий, командировок и увольнения работников;
   2. Подготавливает и заполняет следующую документацию:
   3. Служебные записки и служебные задания в соответствии с требованием руководства;

По специфике своей деятельности офис-менеджер/делопроизводитель должен знать:

1. 1. постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; организацию делопроизводства;
   2. методы оформления и обработки документов;
   3. архивное дело;
   4. стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
   5. правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
   6. принципы подбора и расстановки персонала офиса;
   7. принципы управления персоналом офиса;
   8. законы и иные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы хозяйственно-финансовой деятельности и иные вопросы, касающиеся социально-бытового развития организации;
   9. методы стратегического и тактического планирования;
   10. принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий;
   11. принципы построения организационной структуры офиса, сферу деятельности и виды ответственности работников офиса;
   12. основы документационного обеспечения управления и делопроизводства;
   13. основы программного обеспечения;
   14. особенности составления, разновидности и структуру текста документа;
   15. методы организации снабжения офиса;
   16. требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.