Офис-менеджер

XIAG - международная IT-компания, создающая для швейцарских бизнесов мобильные и веб-приложения для b2b и b2c секторов уже 24 года. Наши проекты могут быть в различных сферах: b2b платформа для продуктов питания, авиалиния, банки, туристические порталы и т.п. Партнерство с клиентами длится в среднем 9-10 лет.

Вакансия открыта в офисе Новосибирска по адресу ул. Ипподромская 19 (4 часа в день с понедельника по пятницу). Во время испытательного срока возможны поездки в офис Академгородка.

Чем предстоит заниматься:

• Кадровый документооборот, в том числе, электронный (несколько раз в год)

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярии, кофе, фруктов, расходных материалов для офиса, воды (раз в неделю)

• Взаимодействие со всеми партнёрами (включая контроль закрывающих документов), которые обслуживают офис, такие как службы доставки, уборщицы, охрана, управляющая компания офиса

• Закупка и мониторинг техники: проведение инвентаризаций (с последующим проведением аукциона), согласование обновлений с ответственными людьми, сбор заявок от сотрудников, обеспечение ремонта техники

• Коммуникация с внешней бухгалтерией по кадровым вопросам, встречи / обмен документами при необходимости

• Ежедневная коммуникация с сотрудниками и обеспечение их комфортного пребывания в офисе

• Контроль за исполнением правил офисной жизни: 1 раз в месяц формировать отчёт по home office для руководства

• Ведение реестра документов, архивирование

• Охрана труда, пожарная безопасность - организация и ведение необходимых документов

• Формирование отчёта по ночным дежурствам у системных администраторов (1 раз в месяц)

• Участие в онбординге и оффбординге сотрудников

• Поддержка hr при необходимости, а также замещение офис менеджера в Академгородке на период отпуска/болезни

Что мы ожидаем от тебя:

• Гибкость в коммуникации

• Эмоциональный интеллект

• Высокий уровень самоорганизации и ответственности

• Отличное знание русского языка, английский язык не обязателен, но будет плюсом

• Опыт работы с сотрудниками

• Опыт ведения отчётности и документов

• Внимательность к деталям

Что мы готовы предложить:

• Работа в аккредитованной IT компании

• Трудоустройство с первого дня, вся зарплата - официальный оклад

• Швейцарский менеджмент: горизонтальная иерархия, опыт работы с европейским руководством, практика английского при желании

• Отсутствие бюрократии - прямой и открытый контакт с руководством

• Ежегодный пересмотр зарплаты, бонусы

• Рабочая техника

• Профессиональное развитие внутри компании: обмен опытом, мнениями, технологиями (ежемесячные лекции от коллег, организованные обсуждения)

• Ежедневная практика английского языка, бесплатные занятия в офисе (или онлайн) раз в неделю и при желании обучение в школах или с репетитором с оплатой ¾ от компании

• Курсы в профессии и конференции с оплатой ¾ от компании

• 14 дней в год можно брать удаленную работу

• Отсутствие ограничений по длительности отпуска за раз, доплата за больничные до 100% оклада

• Можно выбрать компенсацию спорта или ДМС с франшизой 10% (клиники класса бизнес)

• Work-life balance: негативно относимся к переработкам - будь в свободное время с близкими

Немного о дальнейших этапах: small talk с hr, финальное интервью (возможен формат онлайн)

Для более оперативной связи пиши нашему HR Татьяне в телеграм @TatianaKolesnikova17