Офис-менеджер (Административный помощник)

ООО «Национальное Бюро Проектирования и Капитального Строительства» — одна из ведущих проектных организаций по России. Сейчас мы в поиске офис-менеджера.

Обязанности:

• Проверка банка с Руководителем ежедневно (поступление-списание ден. средств)
• Разнесение оплат по реестрам в exсel (1 раз в неделю)
• Подготовка договоров (шаблонных) и коммерческих предложений (шаблонных).
• Выставление счетов и актов + выставление актов-сверок в 1С.
• Ведение реестров с договорами в exсel
• Ежедневная работа с эл. почтой, проверка входящих писем и разбор почты в целом.
• Отправка и прием корреспонденции посредством работы с курьерскими службами (по мере необходимости).
• Подготовка к выдаче заключений Негосударственной экспертизы (сшив заключения) (максимум 1 раз в неделю)
• Сбор первичной бухгалтерской документации и сканирование в конце месяца.
• Запрос оригиналов закрывающих бухгалтерских документов по контрагентам (по запросу бухгалтерии).
• Сбор документов на прибывших сотрудников (контакт с бухгалтерами по новым сотрудникам).
• Подготовка проектной документации к выдаче, составление сопроводительных документов (по шаблону от инженеров).
• Снабжение канцелярией и обеспечение расходными материалами для нужд офиса (по мере необходимости)
• Архивирование документов, разделение по папкам, ведение наименований папок в соответствии по фирмам.
• Ведение сетевых папок (сортировка и архивирование отсканированных документов по датам)
• Умение работать в режиме многозадачности (правильное распределение и выполнение задач по их важности и срочности)

• Уверенный пользователь ПК
• Уверенный пользователь 1С (первичная документация)
• Отличные коммуникативные навыки, исполнительность, ответственное отношение к работе
• Опыт работы от 1 года в аналогичной должности

• Пользователь Битрикс (если нет, то обучим)

Условия:

• Полный рабочий день ( с 8.00 до 17.00)
• Оформление по ТК РФ
• Индивидуальный подход к каждому сотруднику, работа в дружном коллективе;