Помощник директора филиала

Обязанности:

- осуществлять прием, регистрацию и передачу входящий и исходящих документов на рассмотрение Директору филиала и направлять их исполнителям в соответствии с наложенными резолюциями;

- осуществлять прием, регистрацию и передачу входящих и исходящих документов через систему электронного документа оборота (СЭД);

- осуществлять прием, регистрацию и передачу на хранение конфиденциальной информации;

- осуществлять контроль соблюдения установленных сроков исполнения документов персоналом Филиала и своевременной сдачи исполненных документов на хранение;

- выполнять копировально-множительные работы, прием и обработку документов, поступающих по электронной почте;

- осуществлять контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись Директору филиала;

- выполнять работу по подготовке совещаний, проводимых Директором филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), вести и оформлять (при необходимости) протоколы совещаний;

- выполнять работу по подготовке видеоконференций;

- решать вопросы, с оформлением бронирования и покупки ж/д или авиа- билетов для сотрудников Филиала, убывающих в командировку;

- осуществлять контроль исполнения персоналом организационно-распорядительных документов Филиала/Общества, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение;

- оснащать рабочее место Директора филиала необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе Директора филиала;

- осуществлять прием посетителей Директора филиала, содействовать в оперативности рассмотрения просьб и предложений персонала;

- формировать дела в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность;

- осуществлять взаимодействие со структурными подразделениями Общества/Филиала по вопросам, относящимся к сфере деятельности Помощника директора;

Требования:

- организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности Директора филиала;
- ведение делопроизводства Филиала.

Условия:

- пятидневная рабочая неделя, рабочий день с 09:00 до 18:00, обеденный перерыв 12:00-13:00

- работа в офисе филиала.