Помощник Руководителя/Бизнес Ассистент

Вакансия: помощник руководителя в международную дистрибьюторскую компанию

Мы — международная компания, занимающаяся поставками импортных товаров из разных стран. Мы ищем помощника руководителя, который будет работать в нашем офисе в центре города.

Обязанности:

• помогать руководителю в решении повседневных задач;
• координировать и обеспечивать работу офиса;
• принимать и перенаправлять телефонные звонки;
• отправлять корреспонденцию;
• работать с деловой документацией;
• вести календарь руководителя и назначать встречи;
• размещать вакансии и проводить первичные собеседования с новыми сотрудниками;
• искать информацию;
• протоколировать совещания онлайн и офлайн;
• бронировать билеты и отели.

Задачи:

1. Планировать и координировать деловые командировки.
2. Готовить документы для руководителя.
3. Организовывать и поддерживать электронную и бумажную документацию.
4. Управлять коммуникациями, включая обработку входящей и исходящей корреспонденции, электронных сообщений и телефонных звонков.
5. Обеспечивать выполнение поручений руководителя и координировать работу с другими подразделениями.
6. Осуществлять поиск и анализ необходимой информации.
7. Планировать отраслевые выставки.
8. Заказывать рекламную продукцию в типографиях.
9. Организовывать инфраструктуру комфортного рабочего пространства сотрудников.
10. Искать и готовить информацию и материалы для участия в отраслевых выставках.
11. Искать кандидатов и организовывать собеседования.
12. Помогать новым сотрудникам адаптироваться к работе.
13. Сотрудничать с другими отделами по вопросам набора персонала.
14. Искать помещения под аренду офисов.
15. Поддерживать связь с руководителем и офисами в других часовых поясах и странах.
16. Обеспечивать комфорт в офисе руководителя.
17. Координировать и обеспечивать работу офиса.
18. Принимать и перенаправлять телефонные звонки.
19. Отправлять и получать корреспонденцию.
20. Работать с деловой документацией.
21. Вести официальную переписку с контрагентами.
22. Отслеживать выполнение задач в CRM Bitrix24.

Требования:

• высшее образование или студент;
• готовность к обучению и развитию;
• грамотная устная и письменная речь;
• развитые коммуникативные навыки;
• готовность работать в режиме многозадачности;
• уверенный пользователь Microsoft Office/Excel, Google Документы; Электронный Календарь и Планировщик;
• Внимательность, доброжелательность, ответственность и вежливость.
• Желание решать разные интересные задачи и заниматься новыми проектами.
• Дисциплинированность, Ответственность
• Умение быстро находить нужную информацию
• Готовность к командировкам по России и возможно за рубеж несколько раз в год для подготовки и организации участия в международных выставках, форумах, деловых мероприятиях.

Количество задач Бизнес/Личные - 50/50

Работа в офисе в центре города.

Телефонная связь, проезд и командировочные за счет компании.

Обучение и профессиональное развитие, повышение квалификации за счет компании.
Карьерный рост.

Трудоустройство официальное по ТК РФ

5-дневная рабочая неделя

ЗП = Оклад + Премии

График работы

с 9-00 до 18-00

5/2 - с Пн по Пт

Окончательная ЗП по результатам собеседования, в зависимости от компетенций кандидата, опыта работы с похожими задачами, желания и способностей быстро находить решения разноплановых задач, сообразительности и скорости выполнения задач.