Специалист по документообороту

Специалист по документообороту. Требования:

1. Регистрация входящей и исходящей документации
2. Ведение реестров
3. Работа в 1С :

- Заведение базы данных контрагентов и номенклатуры,

- выставление счетов,

- работа с первичными документами (выпуск УПД, ТТН и др документов)
- Контроль дебиторской задолженности.
- Работа в ЭДО.

- Ведение баз данных договоров для отслеживания и отчетности.

1. Ведение деловой переписки: входящая и исходящая корреспонденция.
2. Подготовка и заполнение опросных листов, бланков, спецификаций.
3. Обучение новых специалистов работе в базе 1С организации
4. Контроль за обработкой поступивших заявок.
5. Оформление заявок на закуп для согласования договоров.
6. Составление и оформление приказов в рамках своей деятельности:
   - составление, подписание приказов и служебных записок;
   -согласование отгрузок с бухгалтерией;
   - подготовка документации по приказам для сдачи в бухгалтерию для отчётности.
7. Поддержание связи с контрагентами касаемо оплат и закрытия месяца
   -контроль правильности выставления документов;
8. Оформление заявок на оплату:
   -согласование оплат по счет-фактурам, УПД,
   -согласование предоплат по договорам.
   -отслеживание статус оплат и контроль движения заявки на оплату по стадиям маршрута, решение вопросов.
9. Подготовка плана оплат по всем контрагентам для финансового отдела и контроль за их проведением.
10. Составление ежеквартального отчета по контрагентам:
    -сбор актов по отгрузкам с бухгалтерии согласно приказам;
    -заполнения данных по актам приема-передач;
    -выгрузка всех согласованных счет-фактур, акт выполненных работ и ТТН;
    -подготовка и сбор данных по платежному поручению для казначейства в системе 1С;
    -проверка и заполнения расходов по брендам и статьям согласно счет-фактурам;
    -и спонсорские договора
    -запрос данных по себестоимости продукта у финансиста и заполнения этих данных в отчетах.
11. Прием, проверка, регистрация и сканирование документов;
12. Ведение электронного архива;
13. Сбор, обработка и архивирование оригиналов документов поставщиков;
14. Оказание методической помощи в поиске необходимых документов.
    -Проверка и выгрузка остатков ТМЦ по складам в системе 1С
    -Подготовка актов списания.
15. Выполнение поручений руководителя отдела в составлении отчетов по оплатам и т.д.;
16. Организация отправки документов/почты курьерской службой / почтой РФ
17. Распределение документов по отделам. Организация подписания документации. Организация отправки документации. Занесение в 1С (БИТРИКС) счетов, договоров. Подготовка актов ГПХ.
    Взаимодействие со смежными отделами (бухгалтерия, отдел кадров, юридический департамент, отдел безопасности). Заказ пропусков, заказ канцелярских принадлежностей, воды, мебели. Общение с управляющей компанией в офисе(коммуникация по всем возникающим вопросам с арендодателем, урегулирование вопросов).
18. Взаимодействие с инженером по корректировкам программы 1С с целью внесения изменений в программу под запросы сотрудников компании: изменение структуры программы, документов, алгоритмов, учетных записей, аккаунтов, редакция документов и т.д.

Работодатель предоставляет оргтехнику (ноутбук/компьютер, телефон, симкарта)

Рабочий график: 5 дней в неделю

С 9.00 до 18.00 с перерывом на обед 1 час

​​​​