Секретарь руководителя

Организация и обеспечение деловых контактов генерального директора:

составление и мониторинг расписания деловых контактов генерального директора;

подготовка совещаний и встреч с участием генерального директора, оповещение участников;

организация приема посетителей;

организация и обеспечение телефонных переговоров генерального директора.

Обеспечение документооборота между генеральным директором и структурными подразделениями Общества:

прием документов от структурных подразделений Общества на рассмотрение генерального директора;

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на рассмотрение генеральному директору;

подготовка для генерального директора проектов решений и предложений по рассмотрению и направлению документов для дальнейшего исполнения;

оформление документов по поручению генерального директора с соблюдением требований, установленных Инструкцией по документационному обеспечению управления в Обществе;

обработка документов в автоматизированной системе документационного обеспечения бизнеса (АСДОБ): отметка о получении, исполнении документов, внесение резолюций генерального директора, отсылка на исполнение, контроль исполнения поручений генерального директора.

Подготовка командировок генерального директора (приобретение авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, получение виз, заказ VIP-залов, оформление виз и загранпаспортов для зарубежных поездок).

Контроль исполнения поручений:

учет, доведение до исполнителей и контроль выполнения поручений генерального директора, порученных для контроля секретарю руководителя;

подготовка и представление генеральному директору отчетов об исполненных и неисполненных поручениях.

Секретарь руководителя должен иметь образование не ниже среднего специального, опыт работы не менее 1 года и владеть следующими навыками: планирование рабочего времени генерального директора, организация рабочих встреч и совещаний, знание делопроизводства, работа с персональным компьютером, в частности – умение работать с основными офисными приложениями
Microsoft Office и оргтехникой, ведение деловой беседы, осуществление телефонных коммуникаций.