Секретарь, Дирекция по информационным технологиям

Обязанности

• Принимать телефонные звонки, поступающие руководителю, доводить до его сведения их содержание, организовывать конференц-звонки, видеоконференции;
• Принимать и передавать информацию для руководителя во время его отсутствия;
• Планировать рабочий график руководителя и организовывать встречи (место, время, пропуска, техн. оборудование и т.п.);
• Организовывать командировки руководителя (бронировать билеты, гостиницы, вип-залы, организовывать трансферы, визовую поддержку, оформлять все отчетные документы);
• Работать с документами: подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация, сканирование/копирование документов, а также составление служебных записок/запросов внутри Компании;
• Готовить документы в системе электронного документооборота PayDox, обеспечивать техническое сопровождение/ведение договорной документации;
• Заказывать канцтовары, бумагу и прочие вещи, необходимые для жизнедеятельности приемной и руководителя, а также распределять всю поступающую почту и корреспонденцию;
• Составлять письма, запросы по указанию руководителя;
• Отслеживать исполнения поручений, распоряжений;
• Подготавливать заседания, встречи, совещания, проводимые руководителем;
• Подготавливать (распечатывать) отчеты, презентации для встреч и совещаний;
• Регистрировать входящие/исходящие письма и документы в системе электронного документооборота.

Требования

• Компьютерная грамотность на уровне основных программ MS Office (Word, Excel, Power Point), Outlook;
• Наличие административного опыта работы от пяти лет в крупной компании;
• Грамотный устный и письменный русский язык;
• Знание основ организации и ведения делопроизводства;
• Опыт работы в SAP будет преимуществом;
• Опыт работы в Paydox будет преимуществом;
• Опыт работы с большим объёмом информации.

Условия

• Работа в стабильной и развивающейся компании;
• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ;
• ДМС;
• Кафетерий льгот;
• График работы 5/2;
• Офис - м.Парк Победы или Багратионовская.